Een dronevideo van je bedrijfsevenement laat zien wat een camera op ooghoogte mist: hoe groot het terrein is, hoe de gasten aankomen, hoe een paviljoen wordt opgebouwd of het moment waarop een nieuw pand officieel opengaat. Bij ons kost een gemonteerde evenementvideo € 350 en een fotoreportage vanuit de lucht € 195. In dit artikel lees je wat er in die prijs zit en welke regels gelden zodra er publiek op het terrein staat. Je leest ook hoe je de privacy van je gasten regelt en hoe je de dag zo voorbereidt dat je de beelden meteen kunt gebruiken voor je website, LinkedIn of de nieuwsbrief.
Kort samengevat
- Een drone legt schaal en sfeer vast: het hele terrein, de route van de gasten, een gebouw in zijn omgeving. Combineer dat met opnames vanaf de grond voor sprekers en gesprekken.
- Bij ons kost een Evenement Video € 350 en een Evenement Foto-pakket € 195, inclusief montage en levering via Dropbox. Reiskosten rekenen we pas na de eerste 30 km, tegen € 0,23 per km.
- Boven een mensenmenigte vliegen mag niet in de open categorie. Daarvoor is een exploitatievergunning van de ILT nodig, met een wettelijke beslistermijn van 112 dagen.
- Wie herkenbare gasten filmt voor promotie, valt onder de AVG. Informeer bezoekers vooraf en spreek af wat je doet als iemand niet in beeld wil.
- Een goede briefing met tijdschema, shotlijst en contactpersoon op locatie bepaalt het eindresultaat meer dan de drone zelf.
Inhoudsopgave
- Wat een drone toevoegt aan je bedrijfsevenement
- Wat kost een dronevideo van een evenement?
- Regels: wat mag een drone op je evenement?
- Privacy: je gasten in beeld en de AVG
- Zo bereid je de opnames voor
- Shots die werken op een bedrijfsevenement
- Onze kijk: een evenement in de bouw is ook projectdocumentatie
- Je evenement laten vastleggen
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wat een drone toevoegt aan je bedrijfsevenement
Een bedrijfsevenement draait om mensen en momenten. Een fotograaf op de grond legt de toespraak vast, de handdruk en de borrel. Wat hij niet laat zien, is het geheel: hoe groot het terrein is, hoe de tenten staan, hoe honderd gasten samen een binnenplaats vullen. Vakblad Eventbranche.nl noemt video dé tool om de eventbeleving over te brengen aan mensen die er niet bij waren. Daar ligt de waarde van een luchtshot: de kijker heeft in drie seconden overzicht.
Voor bedrijven in de bouw en het vastgoed zijn er een paar evenementen waar een drone bijna vanzelf bij hoort:
- Eerste paal of start bouw. Het bouwterrein is nog leeg, de omgeving is goed te zien en het beeld wordt later het beginpunt van een voortgangsfilm.
- Hoogste punt. Het moment met de vlag op het hoogste punt is vanaf de grond lastig mooi te filmen. Van bovenaf zie je het gebouw, de kraan en het gezelschap in één beeld.
- Oplevering en opening. Het pand staat er, de omgeving is ingericht en je wilt het project presenteren aan kopers, huurders en de gemeente.
- Open dag of kijkdag. Bezoekers lopen over het terrein en een luchtshot laat zien hoeveel belangstelling er was.
- Jubileum, personeelsdag of klantevent. Het bedrijfsterrein of de locatie als decor voor een aftermovie.
Buiten de bouw werkt het net zo bij bedrijfsuitjes op een buitenlocatie, sportdagen van verenigingen of een netwerkevent aan het water. Een drone vervangt de cameraman op de grond niet. Hij levert de shots die de rest van de film context geven: de opening, de overgangen en het slotbeeld.
Wat kost een dronevideo van een evenement?
Prijzen in de markt lopen uiteen, omdat aanbieders verschillende dingen verstaan onder een dronevideo. De een levert ruwe bestanden, de ander een gemonteerde film met muziek en titels. Vergelijk daarom altijd wat je krijgt, niet alleen het bedrag. Deze factoren bepalen de prijs:
- Montage. Een gemonteerde film van één tot drie minuten kost meer tijd dan het vliegen zelf. Vraag of montage, muziek en kleurcorrectie zijn inbegrepen.
- Duur op locatie. Een opening van een uur vraagt minder dan een dag met een ochtend- en een avondprogramma.
- Formaten. Een liggende film voor YouTube of je website is iets anders dan staande clips voor Reels en Shorts. Meer versies betekent meer montagewerk.
- Reisafstand. Veel aanbieders rekenen per kilometer of een vaste reisvergoeding.
- Vergunningen. Vraagt het plan om vluchten boven publiek, dan komen er een andere vergunning en meer voorbereiding bij kijken (zie hieronder). Dat zit niet in een standaardpakket.
Dit zijn onze vaste prijzen, zoals ze op onze site staan:
| Pakket | Prijs | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Evenement Foto | € 195 | Luchtfoto's van terrein, locatie en sfeer |
| Basis Video | € 250 | Korte gemonteerde dronevideo |
| Evenement Video | € 350 | Gemonteerde video van je evenement |
| Social & Marketing | € 450 | Video voor social media en marketing, zoals YouTube, Shorts en Reels |
| Reiskosten | € 0,23 per km | Pas na de eerste 30 km |
Alle pakketten zijn inclusief professionele montage en snelle levering via Dropbox. Een rekenvoorbeeld: vier je een hoogste punt op 50 km van ons vertrekpunt, dan betaal je voor de Evenement Video € 350 plus reiskosten over 20 km, dus € 4,60 extra. Wil je zowel foto's als video, of een film die meerdere evenementen of bouwfasen aan elkaar verbindt, dan stellen we een opdracht op maat samen.
Regels: wat mag een drone op je evenement?
Aan dit deel denken de meeste organisatoren niet, en hier zie je het verschil tussen een professionele piloot en iemand met een hobbydrone. In Nederland gelden de Europese droneregels. De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) ziet erop toe.
De open categorie: naast het publiek, niet erboven
De meeste opdrachten vallen in de open categorie, voor vluchten met een laag risico. Volgens de overheid heb je daarvoor geen toestemming van de ILT nodig, maar moet je je wel aan de regels houden. De subcategorieën A1, A2 en A3 bepalen hoe dicht je bij mensen en bebouwing mag vliegen. Voor evenementen is dit belangrijk: in de open categorie mag je in de regel niet over mensen vliegen. Boven een mensenmassa valt de vlucht in de categorie Specifiek.
In de praktijk betekent dit dat we het terrein, het gebouw en het gezelschap filmen vanaf de zijkant of vanaf een afgezette startplek, en niet recht boven de gasten. Bij een opening of een hoogste punt is dat zelden een beperking, want de mooiste shots laten juist het gebouw zien met het publiek ervoor.
Boven publiek: categorie Specifiek
Wil je beelden recht boven een menigte, of een droneshow met lichten, dan valt de vlucht in de categorie Specifiek. Daarvoor is een exploitatievergunning van de ILT nodig, en de wettelijke beslistermijn voor die aanvraag is 112 dagen. Voor een droneshow geldt bovendien een risicoanalyse volgens de SORA-methode, met extra aandacht voor botsingen tussen drones onderling. Mogelijk heb je ook een ontheffing nodig om in het donker te vliegen.
Voor jou als organisator betekent dat: wil je echt boven het publiek filmen, begin dan maanden van tevoren, niet weken. Voor de meeste bedrijfsevenementen is het eenvoudiger om het draaiboek zo op te zetten dat de drone naast de gasten vliegt.
Locatie, terrein en no-fly zones
Naast de categorie telt ook de plek. Rond luchthavens, havengebieden en natuurgebieden gelden beperkingen, en in onze regio, met de Rotterdamse haven en de Botlek, komt dat geregeld voor. Hoe je dat controleert, lees je in ons overzicht van no-fly zones in Nederland. Daarnaast heb je toestemming nodig van de eigenaar of beheerder van het terrein waar de drone opstijgt. Op je eigen bouwplaats of bedrijfsterrein regel je dat zelf. Op een gehuurde locatie vraag je het na bij de beheerder.
Het Event Safety Institute geeft een handige tip: vraag elke drone-operator naar zijn exploitantnummer bij de ILT. Heeft iemand dat niet, dan is de kans klein dat hij bevoegd is om voor jou te vliegen.
Privacy: je gasten in beeld en de AVG
Een drone filmt mensen. Zodra je die beelden als bedrijf gebruikt voor promotie, geldt de privacywet. De uitzondering voor persoonlijk gebruik, zoals een bezoeker die op een festival filmt voor zichzelf, geldt niet voor organisaties. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je herkenbare bezoekers niet zomaar filmen of fotograferen voor bijvoorbeeld je website of social media. Je hebt toestemming nodig en je moet bezoekers vooraf informeren, bijvoorbeeld in de uitnodiging, bij de aanmelding of met borden bij de ingang.
Trekt iemand zijn toestemming in, dan haal je die persoon uit het materiaal of maak je hem onherkenbaar, ook in je eigen archief. Daarom houden we bij evenementen al in de planning rekening met privacy:
- Hoogte en afstand. Volgens de AP verwerkt een drone geen persoonsgegevens als hij van zo'n hoogte en zonder inzoomen filmt dat mensen niet herkenbaar zijn. Overzichtsshots van het terrein zijn daardoor minder gevoelig dan close-ups.
- Herkenbare shots alleen na afspraak. De gezichten in de film zijn die van de sprekers, de directie en mensen die vooraf toestemming gaven. Toevallige passanten horen daar niet bij.
- Veilige levering. Ruwe beelden van gasten horen niet in een openbare map. We leveren via Dropbox, aan de contactpersoon die jij aanwijst.
Twijfel je of je uitnodiging en toestemming juridisch goed geregeld zijn, bijvoorbeeld bij een evenement met kinderen of met externe gasten van klanten? Leg de tekst dan voor aan de privacyfunctionaris of jurist van je organisatie. De verantwoordelijkheid voor het gebruik van de beelden ligt bij jou als organisator.
Zo bereid je de opnames voor
Uit een uur dronebeelden haal je in de montage een minuut sterk materiaal, maar alleen als de juiste momenten op de juiste plek gebeuren. Loop deze stappen door, het liefst twee tot drie weken voor de datum:
- Bepaal waar de video voor is. Een aftermovie voor LinkedIn vraagt een andere opbouw dan een presentatiefilm voor kopers of een verslag voor de interne nieuwsbrief. Noem het kanaal en de gewenste lengte.
- Stuur het tijdschema. Zet erin wanneer gasten aankomen, wanneer de toespraak is en wanneer het moment komt dat er echt toe doet: de vlag, het lint, de onthulling. Een drone vliegt in blokken van beperkte duur, dus die momenten plannen we bewust.
- Maak een korte shotlijst. Bijvoorbeeld: openingsshot van het gebouw, aankomst van de gasten vanaf de zijkant, groepsfoto van bovenaf met toestemming, slotbeeld bij zonsondergang.
- Regel de startplek. Een afgezet stukje terrein van een paar meter, buiten de looproute van de gasten. Op een bouwplaats spreken we dit af met de uitvoerder.
- Informeer de gasten. Zet in de uitnodiging dat er wordt gefilmd en waarvoor, en geef aan bij wie iemand terechtkan die niet in beeld wil.
- Denk aan geluid. Een drone neemt geen bruikbare audio op. Wil je de toespraak in de film, regel dan geluid via de geluidsinstallatie of een aparte opname. Ook Eventbranche.nl noemt afspraken over audio, muziek en levertijd een voorwaarde voor een goede film.
- Wijs één contactpersoon aan. Iemand op locatie die weet wat er gebeurt en beslissingen kan nemen als het schema uitloopt.
- Houd een weerplan achter de hand. Bij harde wind of regen vliegen we niet. Spreek af wat dan het alternatief is: een ander tijdstip of een tweede datum.
Shots die werken op een bedrijfsevenement
Of mensen een film afkijken of wegklikken, hangt af van de keuze van de beelden. Lange, trage luchtshots zijn mooi om te maken, maar gaan snel vervelen. Dit werkt wel:
- De onthulling. De drone begint laag achter een rij bomen of een bouwhek en stijgt op, waarna het gebouw of het terrein in beeld komt.
- De omcirkeling. Een langzame cirkel om het gebouw, met het gezelschap ervoor. Ideaal als openingsshot.
- Het bovenaanzicht. Recht naar beneden op de opstelling van tafels, tenten of een logo op het plein, op een moment dat er geen publiek onder staat.
- Het slotbeeld. Wegtrekken van de locatie, eventueel bij avondlicht. Daaronder komen het logo en de afzender.
In de montage combineren we deze shots met korte fragmenten, zodat het tempo van het evenement terugkomt in de film. Voor social media monteren we de belangrijkste momenten ook staand, zodat ze in Reels en Shorts niet worden afgesneden.
Onze kijk: een evenement in de bouw is ook projectdocumentatie
We zien vaak dat bedrijfsevenementen in de bouw als losse feestjes worden behandeld: er komt een fotograaf, er wordt een album gedeeld en daarna verdwijnen de beelden in een map. Dat is zonde. Een eerste paal, een hoogste punt en een oplevering zijn ook de drie momenten die het verhaal van je project vertellen. Laat je ze vanuit dezelfde hoek en in dezelfde stijl vastleggen, dan heb je aan het eind een film die het hele traject laat zien, voor de opdrachtgever, de kopers en je eigen acquisitie.
Omdat we de bouwpraktijk van binnenuit kennen, weten we waar we kunnen staan zonder de uitvoering te hinderen, wanneer de kraan draait en welk beeld een projectontwikkelaar wil laten zien. Je hebt één aanspreekpunt, van de eerste afspraak tot de levering, en het materiaal komt gemonteerd en direct bruikbaar binnen. Voor ons is dat het verschil tussen een mooi dronefilmpje en beeldmateriaal waar je jaren mee vooruit kunt.
— Jeroen Tieman
Je evenement laten vastleggen
Plan je een opening, hoogste punt, open dag of klantevent in Zuid-Holland of Zeeland? Met de Evenement Video of Evenement Foto leg je het vast met A1/A2/A3 gecertificeerde drones, in 4K-video of 50MP-foto's, inclusief montage en levering via Dropbox. Wil je de evenementen koppelen aan de rest van je project, kijk dan ook naar bouwprogressie vastleggen met een drone, met opnames van de begin-, midden- en eindfase en een eindfilm. Stuur ons je datum en locatie, dan laten we weten wat er mogelijk is.
Veelgestelde vragen
Wat kost een dronevideo van een bedrijfsevenement?
Bij ons kost een gemonteerde Evenement Video € 350 en een Evenement Foto-pakket € 195. Zoek je een video speciaal voor social media en marketing, dan is er het pakket Social & Marketing voor € 450. Reiskosten rekenen we pas na de eerste 30 km, tegen € 0,23 per km.
Mag een drone boven mijn gasten vliegen?
In de open categorie mag een drone niet boven een mensenmenigte vliegen. Daarvoor is de categorie Specifiek nodig, met een exploitatievergunning van de ILT, en de beslistermijn daarvan is 112 dagen. Bij de meeste bedrijfsevenementen plannen we de vluchten naast het publiek, wat vaak ook de mooiste beelden oplevert.
Moeten mijn gasten toestemming geven om gefilmd te worden?
Gebruik je herkenbare beelden van gasten voor promotie, dan geldt de AVG en heb je toestemming nodig. Informeer bezoekers vooraf, bijvoorbeeld in de uitnodiging of bij de ingang. Trekt iemand zijn toestemming in, dan moet je die persoon uit het materiaal halen of onherkenbaar maken.
Hoe lang van tevoren moet ik een drone-opname boeken?
Voor een vlucht in de open categorie is twee tot drie weken van tevoren meestal genoeg om het tijdschema, de startplek en de toestemming van de terreinbeheerder te regelen. Wil je boven publiek filmen of een droneshow, reken dan op maanden, vanwege de vergunningsprocedure bij de ILT.
Wat gebeurt er bij slecht weer?
Bij harde wind of regen vliegen we niet, omdat dat ten koste gaat van de veiligheid en de beeldkwaliteit. Spreek daarom vooraf een alternatief af, zoals een ander tijdstip op de dag of een reservedatum voor de luchtopnames.
Bronnen
- Eventbranche.nl: video als tool om de eventbeleving over te brengen
- Bosselaar: welke regels gelden voor het vliegen met drones?
- ILT: dronecategorie Specifiek
- ILT: vergunningen voor een droneshow
- Event Safety Institute: het gebruik van drones op evenementen
- Autoriteit Persoonsgegevens: fotograferen en filmen op evenementen
- Autoriteit Persoonsgegevens: verwerkt u met drones persoonsgegevens?